16نشانه كه وقتش رسيده شغلتان را ترك كنيد
روز بزرگي براي شما فرا رسيده است و به سمت مديريت منصوب شده‌ايد. فرقي نمي‌كند كه اولين تجربه مديريتي شما باشد يا اينكه سابقه مديريتي داشته باشيد. 30 روز اول بسيار مهم است چرا كه برداشت‌هايي كه از شما خواهد شد و برداشت‌هايي كه شما از شغل و محيط و مسووليت‌هاي جديد خواهيد داشت عمدتاً براساس تجربيات 30 روز اول خواهند بود
- نظر كاركنانتان نسبت به شما چه خواهد بود؟
- آيا از نظر آنها شما مدير قابل اعتمادي هستيد؟
- آيا شما فردي با كارايي فوق العاده بالا خواهيد بود؟
- نظر رئيس تان راجع به شما چه خواهد بود؟
قبل از اينكه شروع به كار كنيد
- يك نسخه كپي از شرح وظايف خودتان و كاركنان جديدتان تهيه و مطالعه كنيد.
- شماره تلفن مدير قبلي را بگيريد و در مورد نقاط ضعف و قوت تيم و سازمانتان صحبت كنيد.
- از هر كجا كه مي توانيد اطلاعاتي در مورد اهداف، رقبا و ارزش هاي سازمان به دست آوريد.
- يك دفترچه يادداشت مخصوص تهيه كنيد. پس از شروع كار بايد مشاهدات خود را هر روز (حداقل روزي دو، سه پاراگراف) به مدت 30 روز يادداشت كنيد. مي توانيد در كامپيوتر خود هم فايلي براي اين منظور در نظر گرفته و مطالب را تايپ و ذخيره كنيد.
در 72 ساعت اول
- قرار ملاقاتي با رئيس جديدتان بگذاريد. از او بپرسيد انتظاراتش از شما و تيمتان چيست. از او بخواهيد دو يا سه هدفي را كه با دستيابي به آنها در سازمان متمايز خواهيد شد، بگويد.
- در بخش خود قدم بزنيد و با تك تك كاركنانتان به معارفه و گفت‌وگوهاي دوستانه بپردازد. به آنها بگوييد علاقه‌منديد نظرشان را در مورد وضعيت كارها بدانيد و اينكه مي‌خواهيد ظرف دو هفته آينده يك جلسه خصوصي با آنها داشته باشيد.
- روابط خوبي با مديران بخش‌هاي ديگر به ويژه مدير منابع انساني برقرار كنيد. به آنها بگوييد برايتان مهم است كه نظرشان را در مورد كارهايي كه مي‌توان براي بهبود بخش خود انجام داده تا براي كل سازمان مفيدتر باشيد، بدانيد.
- از مديران همكار خود بپرسيد كه در كدام جلسات لازم است شركت كنيد. سپس تاريخ‌ها را در سررسيد خود يادداشت كنيد. از آنها بخواهيد شما را به همكاران ديگر معرفي كنند. سعي كنيد هر روز با تعداد بيشتري از كاركنان آشنا شويد. اسم تك تك اعضاي تيم تان را حفظ كنيد.
در هفته اول
- روند اجرايي امور در بخش خود را به دقت تحت نظر گرفته و ياد بگيريد چگونه اين كارها انجام مي‌شود. هر سوالي داريد، بپرسيد.
- گفت‌وگوهاي غيررسمي خود را با كاركنانتان در مورد راه‌هاي افزايش كارايي بخش ادامه دهيد. با استفاده از اطلاعات كسب شده فهرستي از نقاط قوت و ضعف تهيه كنيد.
- گاهي به بخش منابع انساني برويد و پرونده پرسنلي افراد تيم تان را مطالعه كنيد تا با عملكرد آنها در گذشته بيشتر آشنا شويد.
- جلسات اختصاصي را با تك تك پرسنل شروع كنيد و سوالات اساسي زير را از آنها بپرسيد:
- چه كارهايي در اين بخش به صورت خوب و قابل قبول انجام مي شود؟
- چه كارهايي در اين بخش به صورت قابل قبول انجام نمي شود؟
- اهداف شخصي و برنامه آينده كاري شما چيست؟
- در طول جلسات سعي كنيد حتماً 90 درصد از زمان جلسه را فقط شنونده باشيد.
- فهرستي از مسائلي كه برايتان مبهم مانده را تهيه كنيد تا در آينده پاسخ آنها را بيابيد.
در هفته دوم
- تا پايان اين هفته بايد جلسات اختصاصي با كليه كاركنان تيم تان را تمام كرده و پاسخ سوال هاي ذيل را بدانيد:
- از نظر كاركنان نقطه قوت بخش شما چيست؟
- از نظر كاركنان چه فرآيندهايي نياز به كار بيشتري دارند؟
- از نظر خودتان كداميك از افراد تيم تان نياز به كمك دارد تا وظايف خود را بهتر انجام دهد؟
- آيا اطلاعاتي كه از كاركنانتان به شما رسيده با اطلاعاتي كه از مديران ساير بخش ها همچنين رئيس تان كسب كرده ايد،مطابقت دارند؟
- با استفاده از اطلاعاتي كه كسب كرده ايد، فهرست برنامه پروژه هاي كوتاه مدت اولويت بندي شده براي شش ماه پيش رو را تهيه كنيد. قرار ملاقاتي با رئيس تان بگذاريد و نظرش را درباره فهرست بپرسيد.
- اولين جلسه گروهي با كل اعضاي تيمتان را برگزار كنيد. در اين جلسه موارد ذيل مطرح شود:
- از اعضاي تيم به خاطر ايده هايشان تشكر كنيد.
- خلاصه اي از اطلاعات جمع آوري شده و همچنين برنامه هايي كه براساس اين اطلاعات تهيه شده را به اطلاع جمع برسانيد.
- توقعات خودتان را از جمع به صورت كاملاً واضح بيان كنيد.
تا پايان هفته سوم
- زمان آن فرارسيده كه برنامه پروژه هاي كوتاه مدت اولويت بندي شده براي شش ماه اول (كه مورد قبول كاركنان و همچنين رئيسان است) به مرحله اجرا درآيد.
- در اين هفته بايد راه حلي كه براي يكي از مشكلات اصلي پيدا كرده ايد را با رئيس تان مطرح كنيد.
- نظرتان درباره عملكرد كاركنانتان را به صورت بازخورد مثبت برايشان بيان كنيد. حداقل با سه نفر از كاركنانتان در اين هفته صحبت كنيد و به آنها بگوييد چه كارهايي را خيلي خوب انجام مي دهند.
- اگر متوجه شده ايد كه چند نفر از كاركنانتان بالقوه توان بالايي براي انجام پروژه هاي جديد و ابتكاري دارند و حتماً با آنها صحبت كنيد و براساس تجربيات گذشته خودتان و البته با مشاركت كاركنان پروژه هايي را كه مدنظر داريد،تعريف كنيد.
- به ارتباطات درون گروهي بپردازيد. سعي كنيد شناخت بيشتري از اعضاي تيم تان پيدا كنيد.
- مفهوم اثربخشي را براي اعضاي تيم تان شرح دهيد. به آنها بگوييد فقط كارايي بالا كافي نيست بلكه بايد نتيجه عملكرد بخش شما براي كل سازمان مفيد باشد.
هفته آخر
- در پايان روز سي ام از كاركنانتان، مديران ساير بخش ها و همينطور رئيس تان بپرسيد نظرشان راجع به عملكرد شما چگونه است.
- فهرستي از دستاوردهاي تيم تان در طول يك ماه گذشته (ريز و درشت) تهيه كنيد و به همكارانتان نشان دهيد.
- به فهرست مسائلي كه برايتان مبهم بود مراجعه كنيد. (اين فهرست را در هفته اول تهيه كرده بوديد) آيا هنوز هم برايتان مبهم هستند؟ اكنون مي توانيد با ديد بازتري به آ نها فكر كنيد.
- يك روز هفته را براي برگزاري جلسات هفتگي داخلي تعيين كنيد. در اين جلسات ضمن قرار گرفتن در جزئيات امور مي توانيد پيشرفت پروژه ها را ارزيابي كنيد.
- اهداف سالانه را براي خودتان و تيم تان تعيين كنيد. اين كار را حتماً انجام دهيد حتي اگر چنين چيزي در سازمان رسم نباشد.
- پروژه هاي فني ميان مدت براي 90 روز آ ينده را در راستاي اهداف سالانه تنظيم كنيد.
- تبريك مي گوييم. شما 30 روز اول را با موفقيت پشت سر گذاشته ايد.