16نشانه كه وقتش رسيده شغلتان را ترك كنيدهر چه از سطوح بالاي مديريت به سطوح پايينتر سازمان ميآييم از وظايف دسته ايجاد بهبود كاسته و در عوض بر وظايفي كه جنبه حفظ و نگهداري بهبود ايجاد دارند، افزوده ميشود. مديران سطوح بالاتر سازمان بايد همواره بخش اعظم وقت خود را صرف بهبود سازمان نمايند و امور جاري را كه جنبه نگهداري دارند به سطوح پايين تر واگذار كنند. آيا به راستي در سازمانهاي ما اين گونه عمل ميشود؟ مديري كه بيشتر وقت خود را صرف پاراف نامه بازبيني مطالبي كه قبلا ميبايست توسط كارشناسان انجام شود ميگذرد، هيچ وقت فرصت آن را نخواهد داشت كه به بهبود سازمان بيانديشد.
مديريت تيلوري بر سازماندهي سلسله مراتبي و وحدت فرماندهي بيشترين تاكيد را دارد. در اين نظام مديريت، معمولا ارتباط سازماني به صورت صدور دستور از بالا و عرضه گزارش از پايين تعريف ميشود. در سازمان سطوح مديريتي عمودي و تقسيم كار افقي وجود دارد
مراحل اجراي كايزن عملي
براي اجراي بهبود بهرهوري با رويكرد كايزن عملي مراحل زير پيشبيني شده است
1) ناحيه نمونه را انتخاب كنيد.
2) گروه بهبود ( تيم كايزن ) را ايجاد و سازمان دهي كنيد.
3) داده هاي آماري مورد نياز را در ناحيه نمونه با كمك اعضاي گروه گردآوري كنيد.
4) اعضاي شركت كننده را با مفاهيم و ابزارهاي بهبود آشنا كنيد.
5) نظام آراستگي ( 5 ت ) را آغاز كنيد.
6) مودا ( اتلاف )ها را شناسايي و فهرستي از آنها تهيه كنيد.
7) تحليل علل رويداد اتلاف را در ناحيه نمونه انجام دهيد و راه حلهايي را با استفاده از كار گروهي بدست آوريد.
8) راهحلهايي را كه عمليترند انتخاب كنيد.
9) هر نوع تغيير فيزيكي در آرايش ناحيه نمونه را بدون فوت وقت انجام دهيد.
10) بهبود انجام گرفته را به صورت استاندارد درآوريد.
11) موفقيت حاصله را به اطلاع ساير همكارانتان برسانيد.
12) نتايج به دست آمده را ارزيابي كنيد تا در مراحل بعدي مورد استفاده قرار گيرند.
13) به سراغ مشكل بعدي برويد.
اصول بيست گانه مديريت در كايزن
1) نگوييد چرا اين كار انجام نميشود. فكر كنيد چگونه ميتوانيد آن را انجام دهيد.
2) در مورد مشكل به وجود آمده نگراني به خود راه ندهيد. همين الان براي رفع آن اقدام نماييد.
3) از وضعيت موجود راضي نباشيد. باور داشته باشيد كه هميشه راه بهتري هم وجود دارد.
4) اگر مرتكب اشتباه شديد، بلافاصله در صدد رفع اشتباه برآييد.
5) براي تحقق هدف به دنبال كمال مطلوب نگرديد. اگر 60% از تحقق هدف اطمينان داريد دست بكار شويد.
6) براي پي بردن به ريشه مشكلات 5 بار بپرسيد چرا؟
7) گمبا محل واقعي رويداد خطاست . سعي نكنيد از دفتر كار خود مشكلات محيط را حل كنيد.
8) هميشه براي حل مشكل از داده و اطلاعات كمي و به روز استفاده كنيد.
9) براي حل مشكل بلافاصله به دنبال هزينه كردن نباشيد. بلكه از خرد خود استفاده كنيد. اگر عقلتان به جايي نميرسد، آن را در همكارانتان بجوييد و از خرد جمعي استفاده كنيد.
10) هيچوقت جزئيات و نكات ريز مسئله را فراموش نكنيد. ريشه بسياري از مشكلات بزرگ همين نكات ريز است.
11) حمايت مديريت ارشد منحصر به قول و كلام نيست. مديريت بايد حضور مشهود و ملموس داشته باشد.
12) براي حل مسائل هر جا كه امكان آن وجود دارد از واگذاري اختيار به زيردستان ابا نكنيد.
13) هيچ وقت به دنبال مقصر نگرديد. هيچ گاه عجولانه قضاوت نكنيد.
14) مديريت ديداري و انتقال اطلاعات بهترين ابزار براي حل مسئله به صورت گروهي است.
15) ارتباط يك طرفه دستوري از بالا به پايين مشكلات سازمان را پيچيدهتر ميكند. مديريت ارشد بايد با لايه هاي پايينتر سازمان ارتباط دو جانبه داشته باشد.
16) انسانها تواناييهاي فراواني دارند. از الگوهاي چند مهارتي و غنيسازي شغلي براي شكوفا شدن آنها استفاده كنيد.
17) تنها فعاليتهايي را انجام دهيد كه براي سازمان شما ارزش افزوده ايجاد ميكنند.
18) فراموش نكنيد كه 5 ت (تشخيص -ترتيب -تنظيف-تنظيم- تكليف)، پايه و بنيان ايجاد محصولي با كيفيت است.
19) بر اساس الگوهاي كار گروهي، مسائل محيط كارتان را حل كنيد.
20) حذف مودا ( اتلاف) فرآيندي پايان ناپذير است. هيچ وقت از اين كار خسته نشويد.