16نشانه كه وقتش رسيده شغلتان را ترك كنيدپيش از آن كه محكوم به مديريت پروژه شويد بهتر است با دوازه قانون طلايي مديريت پروژه آشنا شويد! اين 12 قانون بر مبناي تجربيات ساليان مديران مختلف پروژههاي كوچك و بزرگ تهيه شده و صيقل خورده است.
كل اصول مديريت پروژه بر مبناي همين 12 قانون بنا نهاده شده است. با عمل به اين قوانين از مرحله آغازين پروژه تا انتهاي آن، نتايج بهتري حاصل خواهد شد.
1) روي نتايج پروژه به اجماع برسد!
اگر ندانيد كه قرار است چه چيزي را به اتمام برسانيد، چه چيزي بايد تحويل شود، بعيد است كه خروجي ارزشمندي ارائه دهيد. پروژه‌اي كه نتايج آن شفاف نيست محكوم به شكست است.
اولين قدم در راه موفقيت پروژه، تعريف و تعيين دقيق اهداف پروژه است. اهدافي كه همه افراد مهم درگير در پروژه روي آن اتفاق‌نظر داشته باشند. اين تنها كافي نيست كه شما بدانيد چه كاري مي‌خواهيد انجام دهيد. افراد كليدي، حاميان پروژه و اعضاء پروژه نيز بايد به آنچه مي خواهند انجام دهند، معتقد و آن را پذيرفته باشند.
2) بهترين تيم پروژه را مي‌توانيد بسازيد!
گروهي از افراد ماهر، شايسته و خوب سازماندهي شده، كليد موفقيت پروژه است. تشكيل تيم خوب پروژه با انتخاب افرادي توسط مدير پروژه آغاز مي‌شود.در انتخاب افراد به خصوص در مورد پروژههاي بديع بايد به هوش، قدرت و سرعت يادگيري آنان بيش از تجربه بها داد. بايد توان كار كردن در تيم را داشته باشند و به جايگاهي مناسب در تيم دست يابند. آنان در حين كار، تنها متوجه كار باشند نه درگيري‌هاي شخصي.
3) برنامه‌اي فراگير مناسب رشد و ترقي بسازيد و آن را به روز نگه‌داريد!
يك برنامه كامل، مركز موفقيت پروژه است. اين سند، محل ارتباط و فرماندهي كل نيروها، منابع و زمان هاي پروزه است. بدون برنامه نمي توان يك تيم را براي دستيابي به اهداف راهبري كرد. بي شك ساخت يك برنامه به تنهايي كافي نيست چرا كه مدير نمي‌تواند آينده را پيش بيني كند، از اين رو است كه برنامه پروژه، ممكن است بارها و بارها تغيير يابد و دلايل اين تغييرات، كشف حقايق جديد نسبت به واقعيات پروژه به مرور زمان و تغيير ذهن و نيازهاي افراد مهم باشد. گاهي نيز تغيير محدود پروزه يا تغيير سطح سبب اين اصلاحات مي شوند.
4) ميزان منابع مورد نياز انسان و تجهيزات را محاسبه كنيد!
بدون نفرات، تجهيزات، ابزار و سرمايه كافي هيچ راهي براي انجام تعهدات در موعد مقرر وجود ندارد. مدير بايد توانايي تامين منابع انساني مورد نياز پروژه خود را داشته باشد. در غير اينصورت بايد اثرات ناشي از كمبود منابع را بررسي كرده، آنها را به اطلاع افراد كليدي پروژه برساند. تامين منابع كافي براي يك پروژه، يكي از سخت‌ترين وظايف مديران پروژه‌ها در ايران است.
5) زمانبندي واقع بينانه‌اي را تهيه كنيد!
بدون زمانبندي مناسب، قبل از آنكه كاري انجام شده باشد، به موعد تحويل مي‌رسيد! مدير مي‌تواند با صرف هزينه‌هاي بيشتر، منابع، انسان و ابزار بيشتري تامين كند.اما زمان را نمي‌تواند به هيچ شكلي تهيه كند. تقريباً اغلب مديران ناموفق پروژه اعتبار خود را به دليل رعايت نكردن زمان و تحويل ندادن به موقع نتايج، از دست داده‌اند.
6) سعي نكنيد بيش از آنچه قرار است انجام شود انجام دهيد!
البته اين به معناي آن نيست كه مدير كمتر از آنچه انتظار مي‌رود، تحويل دهد، بلكه بايد دقيقا چهارچوب‌هاي محدوده پروژه را در زمان، كيفيت و هزينه، رعايت كند مدير در ابتدا به تعريف دقيق محدوده پروژه پرداخته، آن را به تاييد افراد كليدي مي‌رساند.
پيش از آغاز هر پروژه، اهداف و نتايج پاياني بايد به تاييد همگان برسد. كليه افراد درگير در پروژه بايد نسبت به آنچه كه انجام مي‌دهند اطلاعات كافي داشته باشند تا بتوانند به درستي وظايف‌شان را به انجام برسانند. طراحي شيوه و روشي براي گردش مناسب اطلاعات در پروژه بين كليه افراد درگير، يكي از وظايف مهم مدير پروژه است.
7) نظر مردم را به خاطر داشته باشيد!
برخي مديران پروژه، در طول اجراي پروژه فراموش مي‌كنند كه اساساً پروژه براي مردم انجام مي‌شود و نتايج آن قرار است در خدمت مردم باشد موفقيت پروژه بستگي به نظر مردم دارد، براي آنكه مدير پروژه موفقي باشيد بايد خود را مطابق نظر مردم و با اولويت‌هاي آنها هماهنگ سازيد. فراموش نكنيد كه مردم پروژه را مديريت مي‌كنند، آنها قسمت اعظم كار را انجام مي‌دهند و مردم هستند كه از نتايج پاياني خوشحال يا ناراحت مي‌شوند.
8) حمايت مداوم مديريت سازمان و افراد كليدي را به‌دست آوريد!
لازم است مديريت پيش از آغاز كار حمايت افراد مهم درگير پروژه را به‌دست آورد. مهارت كلامي و قدرت چانه‌زني بالا، اينجا است كه خودنمايي مي‌كند. مدير در اينجا نه تنها نظر مثبت را جلب مي‌كند، بلكه آنها را راضي مي‌كند كه گاهي از نفوذ خود براي پيشبرد كارهاي پروژه اش استفاده كند.
9) منتظر تغييرات نباشيد!
اين قانون، در كنار قانون سوم معنا دارد. پرژوه همواره در معرض تغييرات گوناگون است. مدير نبايد منتظر تغييرات بماند و پس از رخ دادن، نسبت به آنها واكنش نشان دهد بهتر است مديران بياموزند كه نسبت به تغييرات، پيش‌دستي كنند. مديران موفق، خود عامل ايجاد تغيير هستند.
10) افراد را از آنچه تاكنون انجام داده‌ايد مطلع كنيد!
مدير بايد تمامي افراد مهم درگير در پروژه را از پيشرفت، مشكلات و تغييرات پروژه آگاه سازد او بايد از اين قانون ساده پيروي كند: آگاه‌سازي افراد از همه چيز!
مهمترين قانون در نياي كار، راستگويي و صداقت است. بهتر است در مواجه با مشكلات ، حقيقت را با افراد كليدي در ميان بگذاريد و از آنان در حل مشكلات، راهنمايي و حمايت بخواهيد.
11) مبدع كارها و روشهاي نو باشيد!
پروژه يعني كارهاي نو! از آنجا كه تقريباً تمامي پروژه‌ها در نتايج، تيم پروژه، اهداف، انتظارات و زمان متفاوتند بايد مترصد استفاده از روشهاي نو، ابزار نو، نرم‌افزارهاي جديد و افراد و متخصصين جديد بود. روشهايي كه در گذشته موجب رشد و پيشرفت شده‌اند، ممكن است نتوانند راهگشاي مشكلات حال شما باشند.
12) رهبر پروژه باشيد!
راهبري پروژه، كار سختي است. رهبري افراد در ميان مسير نو و نا آشنا به سوي اهداف نو، بسيار مشكل است. رهبري، هنري است به شكل ذاتي در برخي وجود دارد. تنها مطالعه كتاب‌هاي مديريت كافي نيست. مديريت تنها خواندن گزارش‌هاي نظارتي، تاييد يا رد پيشنهادات يا صدور فرمان‌هاي لازم در قبال تغييرات نيست. مديريت فراتر از اينها، در همراه بودن با تيم پروژه و ايجاد انگيزه در آنها نهفته است. مدير بايد بتواند افراد مختلف با سليقه‌ها و افكار مختلف را براي دستيابي به يك هدف واحد، گرد هم آورد و تا پايان پروژه در كنار يكديگر نگاه دارد. شايد تشكيل تيم آسان باشد اما نگهداري تيم تا پايان پروژه است.