من تلاش ميكنم پس هستم

جمع

مقايسه تطبيقي گذراندن وقت مديران ايراني و چند كشور منتخب

             منبع:ويژه‌نامه گزيده مديريت شماره 56

مديريت زمان به‌عنوان سيستمي كارا و مؤثر براي كنترل و استفاده زمان تعريف مي‌شود. در واقع اگر بدانيم براي انجام فعاليت‌هاي رسمي و غير رسمي، اداري و غير اداري، زمان محدودي در اختيار ما قرار مي‌گيرد و يا خود آن را تعيين مي‌كنيم، بيشترين تمركز خود را بر چگونگي استفاده بهينه از زمان صرف خواهيم نمود تا هم زمان مورد نظر، هدر نرفته و هم بتوان براي نيل به اهداف از آن بهره مند شد. در اين خصوص لازم است به يك سيستم مناسب و مؤثر دراستفاده از مديريت زمان بيانديشيم.

مديريت زمان به مديران امكان مي‌دهد تا از زمان بهتر استفاده كنند و از اتلاف انرژي در سازمان جلوگيري به عمل آورند. براي تحقق اين امر، شناخت صحيح روش‌هاي كاربردي آن بسيار اهميت دارد. يكي از ارزش‌هاي مهم در اين زمينه، شناخت اهداف و به‌روز نگه داشتن آنهاست. اين گفته «مارك تواين» جالب توجه است كه؛ با گم كردن اهداف، تلاش‌هاي خود را چند برابر خواهيم كرد! در اين رابطه رعايت موارد ذيل به مديران كمك خواهد كرد تا بتوانند از مديريت زمان استفاده لازم را ببرند؛

·                 روش و مشخص كردن اهداف

·                 در نظر گرفتن اهداف بلندمدّت و ميان‌مدت سيستم يا سازمان خود

·                 مرور، بررسي و دسته‌بندي مداوم اهداف

اصولاً در فرايند مديريت، مفهومي به نام خود تربيتي يا خود سازي (Self – development) وجود دارد. براي دست يابي به اين مفهوم مهارت‌هايي نظير مديريت بر خود، مديريت تعارضي و ... ضروري است تا از اين طريق بتوان بر خود و ديگران مديريت كرد. ( صادقي و ديگران ،1383 ) هم چنين شواهد نشان مي‌دهد كه توجه به خرده مهارت‌هاي زير و تمرين آنها به بهبود مديريت زمان كمك خواهد كرد؛

·                 ابتداي هر هفته برنامه خود را تنظيم كنيد

·                 بايدها، ضرورت‌ها و خواسته‌هاي خود را تحت كنترل درآوريد

·                 به بهينه‌سازي فضا و محل كار خود توجه كنيد

·                 ياد بگيريد كه چه هنگام و چگونه از فن‌آوري پيشرفته و كامپيوتري براي كسب زمان بيشتر استفاده كنيد

·                 تصميم بگيريد كارها را واگذار كنيد و «نه» بگوييد

·                 وقتتان را انعطاف پذير كنيد

·                 براي خانه، خانواده و اوقات فراغت از كار برنامه‌ريزي نماييد

·                 با انجام همزمان دو كار، انجام يك باره يك كار و انجام يك كار در زمان بين دو كار ديگر، زمان را بدست آوريد

·                 در مكالمه‌ها با سماجت به مطالب اصلي بپردازيد

·                 افراد پرگو را با گفتن اين عبارت متوقف كنيد«من چه كار مي‌توانم براي شما انجام دهم؟ »

·         يك شوخي كوچك را تجربه كنيد: وقتي شخصي مي‌گويد امكان دارد براي يك دقيقه وقت تان را بگيرم؟ بگوييد حتماً و با خنده زمان‌سنج را براي اندازه‌گيري يك دقيقه تنظيم كنيد

شايد اين سخن«پيتر دراكر» Peter Drucker را بارها شنيده باشيد كه؛ انجام دادن كار صحيح مهم‌تر از صحيح انجام دادن كار است. بنابراين همواره در نظر داشته باشيد كه اگر كار اشتباهي را خوب انجام دهيد از زمان خود به طور مؤثر استفاده نكرده ايد.

مقايسه اجزاء سازمان‌هاي نوآور با سازمان‌هاي عملياتي

بخش‌بندي

حيطه نظارت

توزيع قدرت

نقش‌ها:

هماهنگ كننده

حمايت كننده

ايده‌پرداز(قهرمان)

جدا سازنده

ذخيره‌ساز

برنامه‌ريزي و بودجه‌بندي

عمليات سنجش و اندازه‌گيري

مرتبط كردن

ايده پرداز

تركيب كننده ايده‌ها(تلفيق)

انتقال دهنده

مدير برنامه‌ها

ارتقاء

سبك رهبري

طراحي شغل

ارتقاء دهنده و يا ارزياب

انجام دهنده پرداخت‌هاي ويژه

ارتقاء و يا انتقال

آموزش و يا توسعه

آموزش‌گر و يا توسعه دهنده

1)     سخت‌تر كار كنيد

2)     سريع‌تر كار كنيد

3)     كارهاي ارزشمندتر را انجام دهيد

4)     كارهايي را كه در آن مهارت داريد انجام دهيد

5)     كارها را دسته‌بندي كنيد

6)     كارها را ساده كنيد

7)     ساعات بيشتري كار كنيد

P      قانون انگيزه:

هر چه مي‌گوييد يا انجام مي‌دهيد از تمايلات دروني، خواسته‌هاي شما سرچشمه مي‌گيرد. پس براي رسيدن به موفقيت بايد انگيزه‌ها را مشخص كرد تا با يك برنامه‌ريزي اصولي به هدف رسيد.

P      قانون انتظار:

اگر با اعتماد به نفس، انتظار وقوع چيزي را در جهان پيرامونتان داشته باشيد آن چيز به وقوع مي‌پيوندد. شما هميشه هماهنگ با انتظاراتتان عمل مي‌كنيد و اين انتظارات بر رفتار و چگونگي برخورد اطرافيانتان تأثير مي‌گذارد.

P      قانون تمركز:

هر چيزي را كه روي آن تمركز كرده و به آن فكر كنيد در زندگي واقعي، شكل گرفته و گسترش پيدا مي‌كند. بنابراين بايد فكر خود را بر چيزهايي متمركز كنيد كه واقعاً طالب آن هستيد.

P      قانون عادت:

حداقل 95 درصد از كارهايي كه انجام مي‌دهيم از روي عادت است. پس مي توانيم عادت‌هايي را كه موفقيت‌مان را تضمين مي‌كنند در خود پرورش دهيم؛ و تا هنگامي كه رفتار مورد نظر به صورت اتوماتيك و غير ارادي انجام نشود، تمرين و تكرار آگاهانه و مداوم آن را ادامه دهيم.

P      قانون انتخاب:

زندگي ما نتيجه انتخاب‌هاي ما تا اين لحظه است. چون هميشه در انتخاب افكار خود آزاد هستيم، كنترل كامل زندگي و تمامي آن چه برايمان اتفاق مي‌افتد در دست خودمان است.

P      قانون تفكر مثبت:

براي رسيدن به موفقيت و شادي، تفكر مثبت امري ضروري است. شيوه تفكر شما نشان دهنده ارزش‌ها، اعتقادات و انتظارات شماست.

P      قانون تغيير:

تغيير، غيرقابل اجتناب است و ما بايد استاد تغيير باشيم نه قرباني آن.

P      قانون كنترل:

سلامتي، شادي و عملكرد درست از طريق كنترل كامل افكار، اعمال و شرايط پيرامونمان به وجود مي‌آيد.

P      قانون مسؤوليت:

هر چه و هر كجا كه هستيد به خاطر آن است كه خودتان اين طور خواسته‌ايد. مسووليت كامل آن چه كه هستيد ، آن چه كه به دست آورده‌ايد و آن چه كه خواهيد شد بر عهده خود شماست.

P      قانون پاداش:

عالم در نظم كامل به سر مي‌برد و ما پاداش كامل اعمالمان را مي‌گيريم. هميشه از همان دست كه مي‌دهيم از همان دست مي‌گيريم. اگر از عالم بيشتر دريافت مي‌كنيد به اين دليل است كه بيشتر مي‌بخشيد.

P      قانون خدمت:

پاداش‌هايي را كه در زندگي مي‌گيريد با ميزان خدمت شما به ديگران رابطه مستقيم دارد. هر چه بيشتر براي بهبود زندگي و سعادت ديگران كار كنيد و توانايي‌هاي خود را افزايش دهيد، در عرصه‌هاي مختلف زندگي خود بيشتر پيشرفت مي‌كنيد.

P      قانون علت و معلول:

هر چه به دليلي رخ مي‌دهد. براي هر علتي معلولي است و براي هر معلولي علت يا علت‌هاي به خصوصي وجود دارد، چه از آن ها اطلاع داشته باشيد چه نداشته باشيد. چيزي به اسم اتفاق وجود ندارد. در زندگي هر كاري را كه بخواهيد مي توانيد انجام دهيد به شرط آن كه تصميم بگيريد كه دقيقاً چه مي خواهيد و سپس عمل كنيد.

P      قانون ذهن:

شما تبديل به همان چيزي مي‌شويد كه درباره آن بيشتر فكر مي‌كنيد. پس هميشه درباره چيزهايي فكر كنيد كه واقعاً طالب آن هستيد.

P      قانون عينيت يافتن ذهنيات:

دنياي پيرامون شما تجلي فيزيكي دنياي درون شماست. كار اصلي شما در زندگي اين است كه زندگي مورد علاقه خود را در درون خود خلق كنيد. زندگي ايده آل خود را با تمام جزييات آن مجسم كنيد و اين تصوير ذهني را تا زماني كه در دنياي پيرامون شما تحقق پيدا كند حفظ كنيد.

P      قانون رابطه مستقيم:

زندگي بيروني شما بازتاب زندگي دروني شماست. بين طرز تفكر و احساسات دروني شما، و عملكرد و تجارب بيروني‌تان رابطه مستقيم وجود دارد. روابط اجتماعي، وضعيت جسماني شرايط مالي و موفيت‌هاي شما بازتاب دنياي دروني شماست.

P      قانون باور:

هر چيزي را كه عميقاً باور داشته باشيد به واقعيت تبديل مي‌شود. شما آن چه را كه مي‌بينيد باور نمي‌كنيد بلكه آن چيزي را مي‌بينيد كه قبلاً به عنوان باور انتخاب كرده‌ايد. پس بايد باورهاي محدود كننده‌اي را كه مانع موفقيت شما هستند شناسايي كنيد و آن‌ها را از بين ببريد.

P      قانون ارزش‌ها:

نحوه عملكرد شما هميشه با زيربنايي‌ترين ارزش‌ها و اعتقادات شما هماهنگ است. آن چه كه

ارزش‌هايي را كه واقعاً به آن اعتقاد داريد بيان مي‌كند ادعاهاي شما نيست بلكه گفته‌ها، اعمال و انتخاب‌هاي شما به ويژه در هنگام ناراحتي و عصبانيت است.

P      قانون تأثير تلاش:

همه اميدها، روياها، هدف‌ها و آرمان‌هاي ما در گرو سخت كوشي است. هر چه بيشتر تلاش كنيم؛ موفقيت بيشتري كسب خواهيم كرد.

P      قانون آمادگي:

در هر حوزه‌اي موفق‌ترين افراد، آن‌هايي هستند كه وقت بيشتري را صرف كسب آمادگي براي انجام كارها مي‌كنند. عملكرد خوب نتيجه آمادگي كامل است.

P      قانون حد توانايي:

شايد براي انجام همه كارها وقت كافي وجود نداشته باشد ولي هميشه براي انجام مهم‌ترين كارها وقت كافي هست. هر چه بيشتر كار كنيم كارايي بيشتري پيدا مي‌كنيم. اما بايد اموري را بر عهده بگيريم كه در حد توانمان باشد.

P      قانون تصميم:

مصمم بودن از ويژگي‌هاي اساسي افراد موفق است. در زندگي هر جهشي در جهت پيشرفت هنگامي حاصل مي‌شود كه در موردي تصميم روشني گرفته باشيم.

P      قانون خلاقيت:

ذهن ما مي‌تواند به هر چيزي كه باور داشته باشد دست يابد . هر نوع پيشرفتي در زندگي با يك ايده آغاز مي‌شود و چون توانايي ما در خلق ايده‌هاي جديد نامحدود است آينده نيز محدوديتي نخواهد داشت.

P      قانون استقامت:

معيار ايمان به خود، توانايي استقامت در برابر سختي‌ها، شكست‌ها و نااميدي هاست . استقامت ويژگي اساسي موفقيت است . اگر به اندازه كافي استقامت كنيم، طبيعتاً سرانجام موفق خواهيم شد.

P      قانون صداقت:

خوشبختي زماني به سراغ ما مي‌آيد كه تصميم بگيريم هماهنگ با والاترين ارزش‌ها و عميق‌ترين اعتقادات خود زندگي كنيم. همواره بايد با آن بهترين بهترين‌ها كه در درون‌مان وجود دارد صادق باشيم.

P      قانون انعطاف پذيري:

در تعيين اهداف خود قاطعيت داشته باشيد، اما در مورد روش دست‌يابي به آنها انعطاف‌پذير باشيد. درعصر تحولات سريع و رقابت شديد، انعطاف‌پذيري از ضروريات است.

P      قانون خوشبختي:

كيفيت زندگي ما را احساسمان در هر لحظه تعيين مي‌كند واحساس ما را تفسير خودمان از وقايع پيرامونمان مشخص مي‌سازد، نه خود وقايع. هرگز براي اين كه تجربه خوشي از دوران كودكي داشته باشيد دير نيست. كافي است گذشته را مرور كنيد و روشي را كه براي تفسير تجربيات خود داشته‌ايد تغيير دهيد.

P      قانون تعجيل:

ما همواره دوست داريم كه هر چه زودتر به آرزوهايمان برسيم، به هميت دليل است كه در تمام عرصه‌هاي زندگي بي‌قراريم.

P      قانون فرصت:

بهترين فرصت‌ها اغلب در معمولي‌ترين موقعيت‌هاي زندگي‌مان به وجود مي‌آيد. پس بزرگترين فرصت‌ها به احتمال زياد هميشه در دسترس ماست.

P      قانون خود شكوفائي:

شما مي‌توانيد هر چه را كه براي رسيدن به اهداف تعيين شده خود به آن نياز داريد بياموزيد. آنهايي كه مي‌آموزند توانا هستند.

P      قانون بخشندگي:

هر چه بيشتر ، بدون انتظار پاداش به ديگران خدمت كنيد خير و نيكي بيشتري به شما مي‌رسد، آن هم از جاهايي كه اصلاً انتظار نداريد. شما تنها در صورتي حقيقتاً خوشبخت خواهيد شد كه احساس كنيد به دليل خدمت به ديگران انسان با ارزشي هستيد.

1)     به ديگران قول 100% بدهيد كه كاري را تا  تاريخ معيني به اتمام خواهيد رساند. قول دادن به ديگران در شما انگيزه ايجاد مي‌كند.

2)     در مطالعه مجلات، به منظور صرفه‌جويي در وقت، مقالات مورد نياز خود را جدا كنيد و براي مطالعه بعدي بايگاني كنيد.

3)     تندخواني را ياد بگيريد تا بتوانيد در مدت كوتاهتري مطالب بيشتري را مطالعه كنيد.

4)     هر فعاليتي در جهت تقويت انضباط فردي براي استفاده بهتر از وقت و مديريت زمان باعث تقويت ساير اصول انضباطي نيز مي‌شود.

5)   با حذف تمام كارهايي كه انجام آنها از اهميت ناچيزي برخوردار است، مي‌توانيد كارهاي خود را با سرعت بسيار بيشتري به اتمام برسانيد.

6)     پيش از آن كه يك كتاب را به طور كامل بخوانيد، با ورق زدن و مرور سريع مطالب، سرعت خود را در خواندن كتاب بالا ببريد.

7)     از خواندن مطالب غيرضروري خودداري كنيد. اشتراك خود را با مجله‌ها و روزنامه‌هايي كه به آنها نياز نداريد قطع كنيد.

8)     هنگامي كه بسيار خسته‌ايد، به خانه آمدن و زود به رختخواب رفتن يكي از بهترين راه‌هاي استفاده از وقت است.

9)   هر روز مقداري از وقتتان را به اين اختصاص دهيد كه در مورد هدف‌هاي اصلي و واقعي خود و راه‌هاي بهتري كه از طريق آنها مي‌توانيد روز به روز به هدف‌هاي خود نزديك‌تر شويد فكر و تأمل كنيد.

10) رشد شخصيت، عامل اصلي صرفه‌جويي در وقت است. هر قدر انسان برتري شويد با صرف وقت كمتري مي‌توانيد به هدف‌هاي خود برسيد.

11) سعي كنيد در تنظيم وقت ماهرانه عمل كنيد.

12) هميشه براي انجام كارهايتان جدول زمان‌بندي شده داشته باشيد و تمام كارها و قرار ملاقات‌ها را در آن بنويسيد.

13) هر كاري كه انجام مي‌دهيد در واقع داريد وقتتان را مي‌فروشيد. آن را ارزان نفروشيد.

14) راهكارهاي مديريت زمان‌، قدرت قضاوت، پيش‌بيني، اطمينان و انضباط فردي را افزايش مي‌دهد.

15) مديريت زمان ( تنظيم وقت ) بيش از هر چيز نياز به انضباط فردي، خويشتن‌داري و تسلط بر نفس دارد.